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Purpose and Scope of this Policy
10 Staff members may use informal channels to resolve a work-related concern, including a final administrative decision, which the staff member concerned considers to be in non-observance of the terms of his appointment, including pertinent Staff Regulations and/or Staff Rules.
20 Staff members are encouraged to initiate or participate in informal means of resolution and to make good faith efforts to address and resolve work-related concerns as early as possible. Seeking resolution through the use of informal channels may avoid recourse to a formal resolution process.
30 Mediation is an informal resolution mechanism available to all staff members as a means to resolve work-related concerns early and effectively. These provisions set out the policy and procedures on mediation services available to all staff members who wish to resolve their work-related concerns through this mechanism.
40 Initiating or participating in a mediation process does not affect the rights of staff members to pursue work-related concerns formally in accordance with the Staff Rules.
Definition and aim of Mediation
50 Mediation is an informal, voluntary, confidential process, aimed at the resolution of work-related concerns, clarifying differences and promoting shared understanding on an issue, in which a mediator facilitates effective communication between the parties with a view to assisting them in finding a mutually agreeable resolution of their work-related concerns.
60 As a voluntary process, mediation can only take place with the consent of all the parties involved.
70 As a confidential process, any statement made or document prepared in the course of mediation remains privileged. (Meaning that such statements or documents cannot be used or relied upon in any formal proceedings.)
80 Participation in mediation shall not affect any right to pursue the work-related concern formally in accordance with the provisions of the Staff Rules.
90 The mediation process may lead to an extension of time limits, including those applicable to the appeal process under
section 12 of the Staff Rules or other relevant processes.
100 The Office of the Ombudsman and Mediation Services (“OMB”) shall, in collaboration with the regional Ombudsman in the respective Regions, be responsible for the coordination of mediation processes within the Organization.
110 If appropriate, OMB may appoint a mediator or mediators (internal or external) to conduct a mediation if there is no perceived or apparent conflict of interest and following the agreement of the parties to the proposed appointment.
120 Any staff member may approach OMB seeking the informal resolution of a work-related concern through mediation.
130 Mediation can also occur after the initiation of a formal resolution process. The staff members involved in the mediation must agree to participate in the process, which may be initiated at their request, or further to a mediation referral by a WHO official involved in a formal resolution process, including, but not limited to, the Director, Human Resources and Talent Management (HRT), the Assistant Director-General, BOS or the Chair of the Global Board of Appeal (GBA) (hereinafter “the referring authority”).
Individual request for mediation
140 If an Ombudsman, either at Headquarters or in the Regions, is approached by a staff member seeking resolution of a work-related concern through mediation, the responsible Ombudsman will first assess whether the matter is suitable for informal resolution through this process and, if so, will seek the agreement of the relevant staff members to participate in the mediation process. If the responsible Ombudsman cannot conduct the process, OMB will appoint the mediator responsible for doing so, with the agreement of the parties.
150 A referring authority may refer parties who are engaged in a formal resolution process to OMB to consider informal resolution through mediation, subject to the agreement of the parties. A staff member may also seek informal resolution through mediation on their own initiative. In such cases, the staff member may request the referring authority to contact the other party(ies) with this request. The referring authority shall make clear to the parties that mediation is a voluntary process. If both parties agree to pursue informal resolution through mediation, the referring authority shall proceed to submit a written referral to OMB. Upon receiving a written referral from the referring authority, OMB shall evaluate whether the matter is appropriate for mediation and reply to the referring authority within fifteen (15) calendar days of the receipt of the referral. If OMB concludes that the matter is appropriate for mediation and accepts it as a referral, the parties will be notified thereof within fifteen (15) calendar days of the receipt of the referral. OMB will request their written agreement to mediate, and upon the signing of an Agreement to Mediate, OMB will assign a mediator, agreed upon by both parties, to the case. Each of the parties to the mediation will be contacted separately for the process to be explained to them, and the first meeting scheduled.
160 Should mediation not appear as the appropriate informal channel to address a particular work-related concern, OMB may, when appropriate, review with the parties other informal channels available. OMB will inform the referring authority of this outcome.
170 In the case of a referral further to paragraph 150, the applicable time limits for a formal resolution process may be suspended further to Staff Rule
1230.5.2 and/ or the applicable procedures for the formal process that will be pursued or is already in process. If both parties agree to suspend the proceedings during the mediation process, the designated official (i.e., the chair of the panel of the GBA; the Director HRT) will normally suspend formal proceedings of the relevant case for up to ninety (90) calendar days. The ninety (90) calendar days shall run from the date the designated official notifies the parties of the formal proceedings’ suspension. The designated official shall also inform the OMB of the suspension of the formal proceedings.
180 Pursuing mediation does not affect the applicable time limits for pursuing a complaint with the Administrative Tribunal of the International Labour Organization (ILOAT).
Parties to the mediation process
190 The parties to a mediation process are normally two or more staff members or a staff member and the Administration, which shall be represented by an official(s) designated by the Human Resources and Talent Management (for HQ matters) or by the relevant Director of Administration and Finance (for Regional/country office matters). The designated official will have the delegated authority to engage the Organization, subject to consultation as appropriate, in particular as regards the financial and administrative undertakings of any eventual mediation agreement.
Third party participation in the mediation process
200 A party to mediation may bring a third party (which may be a legal representative), if after a discussion with the mediator, the party believes it can be helpful to do so and the other party does not object.
210 The Mediator is an impartial, independent and neutral third party who does not have any personal interest in the potential outcome of the dispute. Their role is to create a confidential and safe environment which encourages all of the parties to participate in a problem-solving process.
220 The role of the Mediator is governed by the principles of neutrality, impartiality and confidentiality. The Mediator is trained to set aside biased opinions, help the parties explore possible options to resolve their differences, and reach an agreement that best addresses the parties´ interests. The Mediator does not impose a solution, does not judge, but acts as a facilitator of communications, treating all parties participating in the mediation with respect and even-handedness, allowing them to be heard in a respectful, non-judgmental way, and assisting them to reach their own solution.
230 The mediation process and its outcome, including the deliberations, views expressed, positions taken or written submissions made by the parties or by the Mediator, shall be strictly confidential. Nothing said by either party or the Mediator in the mediation process nor any document drafted as part of the mediation process by either party or by the Mediator may be used in formal proceedings, including investigations into allegations of potential wrongdoings or proceedings before the Global Appeal Board or the ILOAT, unless:
i. The parties explicitly agree that confidential information may be shared;
ii. When a party needs to share the content of a mediation settlement agreement for the purposes of its enforcement or to demonstrate breach thereof in accordance with paragraphs 280 – 300 below; or
iii. There appears to be an imminent threat of serious harm.
240 The Mediator and parties to the mediation cannot be compelled by any official of the Organization to provide information about the mediation other than in the context of paragraph 230, above.
Conclusion of the Mediation Process
250 The mediation process may be concluded in one of the following ways:
i. One or both of the parties choose to withdraw from the mediation process at any time;
ii. The Mediator decides that the mediation process is unsuccessful or no longer appropriate,
iii. The mediation process leads to a mutually agreeable solution:
a. In cases of individual requests for mediation the parties will determine the format of such an agreement;
b. In cases of a referral to mediation the agreement shall be reflected in a written agreement signed by the parties (the “Mediation Outcome Agreement”)
260 In case of a referral further to paragraph 150, OMB will notify both the parties as well as the referring authority whether the mediation has been successful in resolving the issues in whole, in part, or if the formal process should resume.
270 The Mediator shall keep a record of the date of commencement and conclusion of the mediation process, as well as a copy of the Mediation Outcome Agreement. At the conclusion of the mediation process, the Mediator will destroy any notes taken.
280 If the mediation process leads to a mutually acceptable resolution of the work-related concern, in whole or in part, the Mediator shall assist the parties to reflect their commitments in a Mediation Outcome Agreement.
290 Subject to paragraph 310, where a Mediation Outcome Agreement is signed between the parties, neither party may pursue the same issues through the formal dispute resolution channels.
300 If a party to the Mediation Outcome Agreement subsequently considers that the other party has breached it, that party may seek its enforcement either:
i. In accordance with the provisions of the Mediation Outcome Agreement where the agreement reflects provisions on non-enforcement; or
ii. Through the applicable formal dispute resolution channels. In such cases, the applicable time limits for contesting the alleged breach of the terms of the Mediation Outcome Agreement shall start as of the date of the breach.
310 The responsibility to show that the Mediation Outcome Agreement has been breached rests with the party alleging its non-enforcement.
320 Other disputes resulting from the implementation of the Mediation Outcome Agreement should be addressed according to the redress means set out therein.
330 Staff members who wish to obtain further information on the mediation services made available by the Organization should contact OMB. Staff members may also seek guidance from HRT (HQ), the office of the Director of Administration and Finance (in the regions), staff association representatives, ethics offices, Staff Health and Wellbeing Services or Regional Staff Physicians and the Office of Compliance, Risk Management and Ethics.
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Objet et portée de la politique
10 Un membre du personnel peut recourir à des voies informelles amiables pour résoudre un litige différend lié à l’emploi, y compris à une décision administrative définitive qui, selon lui, ne respecte pas les termes de son engagement, notamment les dispositions applicables du Statut et/ou du Règlement du Personnel.
20 Les membres du personnel sont encouragés à engager une procédure de règlement amiable ou à participer à un tel processus, et à faire des efforts de bonne foi pour aborder et résoudre les différends liés à l’emploi dès que possible. Le recours à des voies amiables peut permettre d’éviter de recourir à un processus formel de règlement.
30 La médiation est un mécanisme de règlement amiable à la disposition de l’ensemble des membres du personnel en tant que moyen rapide et efficace de règlement des différends liés à l’emploi. Les présentes dispositions énoncent les principes et modalités des services de médiation à la disposition de l’ensemble des membres du personnel souhaitant résoudre des différends liés à l’emploi, au moyen dudit mécanisme.
40 L’engagement ou la participation à un processus de médiation n’a aucune incidence sur le droit qu’a tout membre du personnel d’engager un processus formel de règlement, conformément aux dispositions du Règlement du Personnel, afin de résoudre des différends liés à l’emploi.
Définition et objectif de la médiation
50 La médiation est un processus informel, volontaire et confidentiel visant à résoudre les différends liés à l’emploi, à clarifier les divergences et à encourager une compréhension commune du problème au cours duquel un médiateur facilite la communication efficace entre les parties en vue de les aider à parvenir à un règlement mutuellement acceptable de leurs différends liés à l’emploi.
60 En tant que processus volontaire, la médiation ne peut intervenir qu’avec le consentement de toutes les parties concernées.
70 En tant que processus à caractère confidentiel, toute déclaration faite ou tout document établi dans le cadre de la médiation demeure protégé par le secret. (Ce qui signifie que de tels documents ou déclarations ne peuvent être utilisés ou invoqués dans les procédures formelles.)
80 La participation à la médiation n’a aucune incidence sur le droit d’engager une procédure formelle de règlement du différend lié à l’emploi conformément aux dispositions du Règlement du Personnel.
90 La médiation peut entraîner une prorogation des délais, y compris les délais applicables au processus d’appel au titre de la section 12 du Règlement du Personnel ou autres procédures pertinentes.
Coordination des services de médiation
100 En collaboration avec l’ombudsman de chaque Région, le Bureau de l’Ombudsman et des services de médiation (« OMB ») est chargé de la coordination des processus de médiation au sein de l’Organisation.
110 L’OMB peut, le cas échéant, nommer un ou plusieurs médiateurs (internes ou externes) pour mener les activités de médiation s’il n’existe pas de conflit d’intérêts perçu ou apparent et après le consentement des parties concernant ladite nomination.
Recours aux services de médiation
120 Tout membre du personnel peut prendre contact avec l’OMB pour demander un règlement amiable, moyennant la médiation, d’un différend lié à l’emploi.
130 La médiation peut également intervenir après l’engagement d’une procédure formelle de règlement. Les membres du personnel impliqués dans la médiation doivent accepter de participer au processus de médiation, lequel peut avoir été engagé à leur demande ou suite à un renvoi à la médiation introduit par un représentant de l’OMS participant à un processus formel de règlement, notamment, mais sans s’y limiter, le directeur du Département Gestion des ressources humaines (« HRT »), le Sous-Directeur général de l’administration (« BOS ») ou le président du Comité d’appel mondial (« CAM ») (ci-après dénommé « l’autorité de renvoi »).
Demande individuelle de médiation
140 Si un ombudsman, au Siège ou dans les Régions, est contacté par un membre du personnel souhaitant résoudre un différend lié à l’emploi moyennant la médiation, il évaluera dans un premier temps si le problème se prête à un règlement informel par l’intermédiaire de ce processus et, si tel est le cas, recherchera l’accord des membres du personnel concernés pour participer à la médiation. Si l’ombudsman responsable n’est pas en mesure de diriger le processus, l’OMB désignera le médiateur qui en sera chargé avec l’accord des parties.
Renvois à la médiation
150 Une autorité de renvoi peut renvoyer les parties engagées dans une procédure formelle au OMB afin qu’un règlement amiable par voie de médiation soit envisagé, sous réserve de l’accord des parties. Un membre du personnel peut également, de sa propre initiative, recourir à une procédure de règlement amiable par voie de médiation. En pareil cas, le membre du personnel peut demander à l’autorité de renvoi de contacter la ou les autres parties afin de leur soumettre cette requête. L’autorité de renvoi doit clairement expliquer aux parties que la médiation est un processus volontaire. Si les deux parties conviennent de poursuivre le règlement amiable du différend par voie de médiation, l’autorité de renvoi doit soumettre à l’OMB une notification écrite indiquant le renvoi de l’affaire. À la réception d’une notification écrite soumise par l’autorité de renvoi, l’OMB évaluera s’il convient de régler le différend par voie de médiation et fournira une réponse à l’autorité de renvoi dans les quinze (15) jours civils qui suivent la date de réception de ladite notification. Si l’OMB conclut que l’affaire peut faire l’objet d’une médiation et l’accepte en tant que renvoi, les parties en seront informées dans les quinze (15) jours civils suivant la date de réception de la notification de renvoi. L’OMB demandera aux parties de donner leur consentement à la médiation par écrit et, lorsqu’un accord en vue de la médiation aura été signé, l’OMB désignera un médiateur chargé de l’affaire, avec l’accord des deux parties. Chaque partie à la médiation sera contactée séparément afin que la procédure lui soit expliquée et la date de la première réunion fixée.
160 Si la médiation n’apparaît pas comme la voie informelle adaptée pour régler un différend particulier lié à l’emploi, l’OMB peut, le cas échéant, examiner avec les parties les autres voies informelles disponibles. Le Bureau de l’Ombudsman informera l’autorité de renvoi de l’issue de cet examen.
170 Dans le cas d’un renvoi, conformément au paragraphe 150, les délais applicables pour le processus de règlement formel peuvent être suspendus au titre de l’article 1230.5.2 du Règlement du Personnel et/ou les procédures applicables relatives au processus formel qui sera engagé ou est déjà en cours. Si les deux parties acceptent de suspendre la procédure durant la médiation, le responsable désigné (à savoir le président du groupe du Comité d’appel mondial ; le directeur HRT) suspend généralement la procédure formelle relative à l’affaire pendant un maximum de quatre-vingt-dix (90) jours civils à partir de la date à laquelle il notifie aux parties ladite suspension. Le responsable désigné doit également informer le Bureau de l’Ombudsman de la suspension de la procédure formelle.
180 Le recours à la médiation n’a pas d’incidence sur les délais applicables pour déposer une plainte auprès du Tribunal administratif de l’Organisation internationale du travail. (« TAOIT »)
Parties à la médiation
190 Les parties à la médiation sont normalement deux membres du personnel ou plus, ou un membre du personnel et l’administration, laquelle doit être représentée par un ou des responsables désignés par le Département Gestion des ressources humaines (pour les affaires relevant du Siège) ou par le Directeur de l’administration et des finances concerné (pour les affaires relevant des bureaux régionaux et des bureaux de pays). Le responsable désigné disposera d’une délégation d’autorité pour engager l’Organisation, sous réserve d’une consultation, le cas échéant, en particulier concernant les engagements financiers et administratifs de tout accord de médiation éventuel.
200 Une partie à la médiation peut inviter un tiers (lequel peut être un représentant juridique) si, après discussion avec le médiateur, la partie considère que cela serait utile et l’autre partie ne s’y oppose pas.
Rôle du médiateur
210 Le médiateur est un tiers impartial, indépendant et neutre qui n’a aucun intérêt personnel dans l’issue potentielle du différend. Son rôle consiste à créer un environnement confidentiel et sûr qui encourage l’ensemble des parties à participer à un processus visant à résoudre les problèmes.
220 Les principes régissant le rôle de médiateur sont la neutralité, l’impartialité et la confidentialité. Le médiateur est formé pour écarter les opinions partiales, aider les parties à envisager les options possibles en vue de résoudre leurs divergences et parvenir à un accord répondant au mieux à leurs intérêts respectifs. Le médiateur n’impose pas de solution, ne juge pas, mais facilite plutôt la communication en traitant l’ensemble des parties à la médiation de manière respectueuse et équitable, en leur permettant d’être entendues avec respect et objectivité et en les aidant à parvenir à leur propre solution.
230 La médiation et son issue, notamment les discussions, les opinions exprimées, les positions prises ou les communications écrites faites par les parties ou par le médiateur sont strictement confidentielles. Les déclarations faites ou les documents rédigés par les parties ou le médiateur au cours du processus de médiation ne peuvent être utilisés dans le cadre d’une procédure formelle, y compris les enquêtes sur les allégations d’irrégularités potentielles ou les procédures entamées devant le Comité d’appel mondial ou le TAOIT, à l’exception des situations suivantes :
i. les parties acceptent explicitement de partager les informations confidentielles ;
ii. lorsqu’une partie doit divulguer le contenu de l’accord de médiation pour les besoins de son exécution ou pour démontrer une violation de celui-ci conformément aux paragraphes 280 à 300 ci-après ; ou
iii. il semble exister un risque imminent de préjudice grave.
240 Aucun responsable de l’Organisation ne peut contraindre le médiateur ou les parties à la médiation à divulguer des informations concernant la médiation dans une circonstance autre que celles énoncées au paragraphe 230.
Conclusion du processus de médiation
250 Le processus de médiation prend fin de l’une des façons suivantes :
i. une partie ou les deux décident de se retirer du processus de médiation à tout moment ;
ii. le médiateur décide que le processus est un échec ou n’est plus adapté ;
iii. le processus de médiation aboutit à une solution mutuellement acceptable :
a. dans le cas des demandes individuelles de médiation, les parties déterminent la forme que prend un tel accord ;
b. dans le cas d’un renvoi à la médiation, l’accord doit prendre la forme d’un accord écrit signé par les parties (« l’accord de médiation »).
260 Dans le cas d’un renvoi conformément au paragraphe 150, l’OMB indiquera aux deux parties ainsi qu’à l’autorité de renvoi si la médiation a permis de résoudre les problèmes, totalement ou en partie, ou si le processus formel doit reprendre.
270 Le médiateur doit prendre note de la date de commencement et de conclusion du processus de médiation et conserver un exemplaire de l’accord de médiation. Lorsque le processus de médiation prend fin, le médiateur doit détruire toutes les notes prises durant le processus.
Accord de médiation
280 Si le processus de médiation aboutit au règlement mutuellement acceptable d’un différend lié à l’emploi, totalement ou en partie, le médiateur est tenu d’aider les parties à faire état de leur engagement dans un accord de médiation.
290 Sous réserve des dispositions du paragraphe 310, lorsqu’un accord de médiation est signé entre les parties, aucune des deux parties ne peut poursuivre les mêmes questions par les voies de règlement formel des différends.
300 Si une partie à l’accord de médiation considère ultérieurement que l’autre partie a violé l’accord, elle peut alors chercher à obtenir son exécution par un des moyens suivants :
i. conformément aux dispositions de l’accord de médiation lorsque celui-ci contient des dispositions relatives au défaut d’exécution ; ou
ii. par les voies applicables de règlement formel des différends. En pareils cas, les délais applicables pour contester la violation présumée des conditions de l’accord de médiation commencent à courir à partir de la date de ladite violation.
310 Il incombe à la partie invoquant la violation de l’accord de médiation de démontrer que celui-ci n’a pas été exécuté.
320 Tout autre différend résultant de l’exécution de l’accord de médiation doit être traité par les voies de recours énoncées dans l’accord.
Informations relatives à la médiation
330 Les membres du personnel souhaitant obtenir davantage d’informations sur les services de médiation mis à disposition par l’Organisation doivent contacter l’OMB. Les membres du personnel peuvent également demander conseil au Département Gestion des ressources humaines (au Siège), au bureau du Directeur de l’administration et des finances (dans les Régions), aux représentants des associations du personnel, aux bureaux chargés de l’éthique, au Service de santé au travail ou aux médecins du personnel dans les Régions, ainsi qu’au Bureau de la conformité, de la gestion des risques et de l’éthique.
