Version française ci-dessous
10 Staff Rule
1230 establishes the Global Board of Appeal (“the Board”) to review appeals from staff members wishing to contest the following:
- An Administrative Review Decision, or
- A deemed rejection under Staff Rule
1225.5, or
- Final administrative decisions which are not subject to an administrative review but are appealable directly before the Board, in application of paragraph 45 of Section III.12.3 (Administrative Review) of the eManual.
20 The filing of an appeal with the Board does not suspend the final administrative decision being contested.
30 The Board is an advisory body. It forms part of the formal dispute resolution mechanism established by the Director-General, in accordance with Article XI of the Staff Regulations. Its task is to examine the appeal and to submit its findings and recommendations to the Director-General, with whom the final decision on the appeal rests.
35 After consultation with the Director-General, the Chair and Deputy Chair may provide guidance regarding the procedure before the Board in the interest of justice and to facilitate the administration of the Board. The guidance shall be made available on the Board’s intranet webpage and upon request.
40 The Board is composed in accordance with Staff Rule
1230.2 as follows:
i. A Chair and a Deputy Chair appointed by the Director-General in consultation with representatives of staff; and
ii. At least fourteen (14) members and fourteen (14) alternate members appointed by the Director-General and at least fourteen (14) members and fourteen (14) alternate members elected by staff.
50 Of the members and alternate members so appointed and elected:
i. The Director-General shall appoint at least four members and four alternate members from among staff assigned to headquarters (including entities affiliated to/hosted by headquarters) and at least two members and two alternate members from each region, except the Region of the Americas; and
ii. The staff shall elect at least four members and four alternate members from among staff assigned to headquarters (including entities affiliated to/hosted by headquarters) and at least two members and two alternate members from each region, except the Region of the Americas.
Terms of Service of the Chair, Deputy Chair and Board Members
60 The terms of service of the Chair and Deputy Chair shall be for an initial period of one year, renewable for a total of five years.
70 The terms of service for all members and alternate members appointed by the Director-General or elected by staff shall be two years. Any member or alternate member may be reappointed or re-elected.
Location and Administration of the Board
80 The Board is supported by a Secretariat which is located in Budapest, Hungary. The Secretariat is provided by the Organization and is under the overall management of the Chair.
90 The Board may be contacted by email at
gba@who.int.
100 The Secretariat shall prepare an annual statistical report to the Director-General and with copies to the Staff Associations on the appeals considered by the Board, including the number and outcome of appeals made to the Administrative Tribunal of the International Labour Organization under Staff Rule
1240.
110 A staff member or former staff member who decides to file an appeal against an Administrative Review Decision or a deemed rejection under Staff Rule
1225.5 (hereinafter referred to as the “Appellant”) shall file their complete Statement of Appeal in English or French to the Secretariat of the Board within ninety (90) calendar days after receipt of the Administrative Review Decision, or within ninety (90) calendar days of the expiration of the deadline or extended deadline referred to in Staff Rule
1225.5. Where a staff member appeals a final administrative decision which is not subject to an administrative review pursuant to paragraph 45 of
Section III.12.3 (Administrative Review) of the eManual, the appeal may be filed directly with the Board within 90 calendar days from the date on which the staff member received notification of the final administrative decision. A document is considered to be filed from the date and time it has been electronically transmitted unless otherwise determined by the Chair or Deputy Chair.
120 A Statement of Appeal should be as concise as possible and contain only information relevant to the proper consideration of the appeal. The Appellant shall use the applicable form, which can be found on the Board’s intranet site or which can be obtained from the Secretariat. The Appellant shall specify the following in their Statement of Appeal:
i. The administrative decision against which the appeal is made;
ii. The facts of the case;
iii. The pleas and arguments; and
iv. The requested redress.
130 The Appellant shall file the Statement of Appeal along with all supporting documents by electronic means (i.e. as a pdf document via email) to the following email:
gba@who.int. The Statement of Appeal shall be signed and dated.
140 The Appellant must inform the Secretariat of the email address for all subsequent correspondence, and of any changes thereof, in the absence of which the Secretariat will consider the email which transmitted the Statement of Appeal to be the determining one for all subsequent correspondence.
150 If the Appellant has no access to electronic means they must communicate this to the Secretariat and shall submit the documents in hard copies. In this event, the date for the purpose of determining the time limits shall be the date of filing of the Statement of Appeal. Any costs associated with filing the appeal are borne by the Appellant.
160 If the Statement of Appeal is timely filed, but deficient in any of the requirements, the Secretariat will notify the Appellant and invite them to make the necessary correction(s) within fourteen (14) calendar days. If the necessary correction(s) are not made within the fourteen (14) calendar days, the appeal will automatically be considered withdrawn.
Extension of time limit for filing an appeal
170 The Chair or Deputy Chair may extend the time limit for filing an appeal by a further maximum period of thirty (30) calendar days upon receiving a written request from the Appellant for an extension indicating the reasons for the delay, provided the written request is submitted before the applicable time limit pursuant to Staff Rule
1230.5.1 has expired. Extensions will only be granted in exceptional circumstances.
180 The Appellant may represent themself during the appeal process or may be represented by another person. The Appellant may also be represented by outside legal counsel, which shall be at the Appellant’s own expense. The Appellant must submit to the Board a duly signed and dated Power of Attorney appointing their representative.
190 An appeal is deemed receivable if all applicable time limits have been observed and the appeal meets the conditions under Staff Rule
1230.5. An Appellant may file an appeal with the Board provided:
- a request for Administrative Review was filed pursuant to Staff Rule
1225, and the staff member has either received the Administrative Review Decision under Staff Rule
1225.4 or a deemed rejection under Staff Rule
1225.5, or
- in the cases set out in paragraph 45 of
Section III.12.3 (Administrative Review).
200 Pursuant to Staff Rule
1230.4, the authorities of the Chair and Deputy Chair shall make recommendations to the Director-General on the receivability of the appeal. The Chair or Deputy Chair may recommend to the Director-General that the appeal is not receivable prior to constituting the Panel.
210 Prior to making a recommendation to the Director-General on the receivability of the appeal, the Chair or Deputy Chair shall inform the Appellant of the apparent failure to meet the conditions of Staff Rule
1230.5. The Chair or Deputy Chair shall invite the Appellant to submit an explanatory memorandum within fourteen (14) calendar days. The Statement of Appeal and the explanatory memorandum shall be provided to the Administration, who may submit its objection limited to the matter of the receivability of the appeal within fourteen (14) calendar days of the transmission of the relevant documentation.
220 The Administration may object to the receivability of the appeal within fourteen (14) calendar days of transmission of the Statement of Appeal irrespective of whether or not the Chair or Deputy Chair has requested the Appellant to submit an explanatory memorandum.
230 If the Chair or Deputy Chair considers the appeal to be fully irreceivable, they shall provide a recommendation in the form of a report to the Director-General and notify the Administration. The Director-General shall inform the Appellant of their decision within thirty (30) calendar days of the date of transmission of the receivability report.
240 If the Chair or Deputy Chair considers the appeal to be partially or fully receivable, they shall constitute a Panel to review the case. The Panel shall at its first meeting consider the receivability of the appeal.
Reply of the Administration (“Reply”)
250 The Administration shall file its Reply to the Statement of Appeal within sixty (60) calendar days of transmission of the Statement of Appeal from the Secretariat.
Extension of time limit for filing the Reply
260 The Chair or Deputy Chair may extend the time limit for filing the Reply by a further maximum period of thirty (30) calendar days upon receiving a written request from the Administration for an extension indicating the reasons for the delay, provided the written request is filed before the initial sixty (60) calendar day time limit has expired. Extensions will only be granted in exceptional circumstances.
270 The Secretariat will transmit the Reply to the Appellant, who may file a Rejoinder using the applicable form within thirty (30) calendar days of the date of transmission of the Reply. The Rejoinder shall contain a response to any issues raised in the Reply that have not already been addressed, or have been insufficiently addressed, in the Statement of Appeal. It shall not repeat arguments already made.
280 If the Appellant has filed a Rejoinder, the Administration may file a Surrejoinder within thirty (30) calendar days of the date of transmission of the Appellant’s Rejoinder.
Extension of time limits for filing Rejoinder/ Surrejoinder
290 The Chair or Deputy Chair may extend the time limits for filing additional pleadings by a further maximum period of thirty (30) calendar days upon receiving a written request from the Appellant or the Administration, respectively indicating the reasons for the delay, provided that the written request is submitted before the initial thirty (30) calendar day time limit has expired. Extensions will only be granted in exceptional circumstances.
300 All documents filed with the Board must be in English or French. The Appellant has the choice of the language of the written submissions. It is the responsibility of the Appellant or the Administration respectively to obtain a translation of any document which is submitted to the Board in a language other than English or French.
Filing of submissions
310 The time limit for filing any documents shall be 23h59 Budapest time, on the date when a submission is due.
Suspension of appeals process including for informal resolution
320 Either party may request in writing that the Chair or Deputy Chair to suspend the appeals process at any time after a Statement of Appeal is filed, with a view to pursuing an informal resolution of the matter. Such suspension shall be considered by the Chair or Deputy Chair following consultation with the other party and shall not normally exceed ninety (90) calendar days.
330 The Chair or Deputy Chair may recommend to one or both parties a suspension of the proceedings in order to pursue mediation or other informal resolution or settlement of the matter. The suspension of the proceedings to pursue mediation or other forms of informal resolution may only take place with the agreement of both parties. Such suspension shall normally not exceed ninety (90) calendar days.
340 The ninety (90) calendar days referred above shall run from the date the Chair or Deputy Chair notifies the Appellant and the Administration of the suspension. The Chair shall also inform the Office of the Ombudsman and Mediation Services of the suspension.
350 An Appellant may at any time withdraw their appeal by a signed and dated written notification to the Secretariat.
360 An appeal may be settled by the parties at any time during the appeals process before the Director-General makes a decision and communicates it to the Appellant in writing. In such situations, and upon a written request by both parties, the Chair or Deputy Chair may allow a suspension of the process. When a settlement is reached, the Appellant or their representative shall immediately notify the Board indicating that a settlement has been reached and requesting the withdrawal of the appeal.
370 Before a panel is constituted to consider an appeal, the Chair or Deputy Chair may, upon request by either party or at their own initiative, decide to join in a single process appeals lodged separately by the same Appellant that relate to factual or legal elements of the same nature or arise from the same legal relationship.
380 The Chair or Deputy Chair may also decide to join several appeals which, although lodged by different Appellants, relate to common factual or legal elements or to factual or legal elements of the same nature. Depending on the circumstances, the Panel may decide to issue a single report or separate reports to cover the joined appeals.
Board Proceedings
390 The proceedings of the Board are confidential. Except to the extent that Panel members are officially acting on behalf of the Board, any person involved in the proceedings may not disclose the content of any statement made during a meeting of the Panel or contained in a written submission. The Chair, Deputy Chair, members of the Board, Secretariat and any witnesses called upon in oral hearings shall maintain strict confidentiality of information provided, in writing or otherwise, to the Global Board of Appeal.
Panels of the Board
400 An appeal will normally be heard by a Panel of three (3) members of the Board comprising:
i. A chair, who shall be the Chair or Deputy Chair of the Board;
ii. One member appointed to the Board by the Director-General and assigned to the Panel by its chair; and
iii. One member elected to the Board by staff and assigned to the Panel by its chair.
410 Pursuant to Staff Rule
1230.3.4, the Chair or Deputy Chair may decide that due to the exceptional circumstances of the appeal, such as the imposition of disciplinary measures, termination for reasons of health or non-confirmation of appointment, the appeal should be heard by a Panel of five (5) members of the Board.
420 When an appeal is reviewed by a Panel of five (5) members of the Board, the Panel shall be composed as above with two (2) additional members appointed by the chair of the Panel, one member having been appointed to the Board by the Director-General, and the other having been elected to the Board by the staff.
430 If the Appellant was assigned to a region at the time of the appealed decision, at least one (1) member of the Panel shall be assigned from that region. If the Appellant was assigned to headquarters, including offices administered by Headquarters, at the time of the appealed decision, there shall be at least one (1) member assigned to Headquarters on the Panel.
440 A member or alternate member who is reassigned to a different duty station shall continue as a member of the Panel until the Panel concludes its work, unless the chair of the Panel decides otherwise.
450 If, due to unforeseen events (e.g., separation from service or absence on sick leave), a Panel member is unavailable to continue on a Panel, the chair of the Panel may replace them with another member or alternate member, including after the work of the Panel has begun, and inform the Appellant and Administration accordingly.
460 All Panel members, whether appointed by the Director-General or elected by the staff, are impartial and do not represent the positions of the Organization or that of the representatives of the staff. A list of serving Board members shall be available on the Board’s intranet site or available upon request from the Secretariat.
470 The Chair, Deputy Chair and Board members are required to disclose any circumstances that could represent a conflict of interest, namely any situation that may affect or may reasonably be perceived to affect their objectivity and independence in connection with any aspect of the appeals process and the review of the appeal.
480 The Secretariat will notify the Appellant of the proposed composition of a Panel assigned to review their appeal. None of the members of the Panel may belong to the same organizational unit of the Appellant or a closely related unit (e.g. cluster or country office).
490 The Appellant may object to no more than one (1) member of a three (3) member panel, and two (2) members of a five (5) member Panel, assigned to review the appeal. The Appellant has seven (7) calendar days from transmission of the proposed composition of the Panel to provide the Panel chair with the reasons for any such objection.
500 If no objection is received, the Appellant shall be deemed to have accepted the proposed composition of the Panel. Any objection to the proposed composition of the Panel which is transmitted after the applicable time limit, or any objection provided without reasons, will normally not be considered.
510 The Panel chair, in their sole discretion, shall rule on the objection and inform the parties within seven (7) calendar days. If the Appellant objects to the participation of the Panel chair, the Chair or Deputy Chair, depending on which of them is not the chair of the Panel concerned, shall decide on the objection.
520 If the Appellant raises an objection against a member appointed by the Director-General, that member shall be replaced by another member or alternate member appointed by the Director-General. If the Appellant raises an objection against a member elected by staff, that member shall be replaced by another member or alternate member elected by staff.
530 The panel shall normally consider the appeal in camera, based upon written documentation only. The panel may also consider the appeal in camera, based upon written documentation supplemented by oral hearings, if it determines that the parties and their witnesses are likely to add substantially to the material before it and that such evidence can only be obtained orally.
540 The Appellant and/or the Administration may submit a request to the Secretariat to provide oral evidence and to hear witnesses. The request should indicate the circumstances justifying the need of an oral hearing, and in case witnesses are requested, an indication of the issues being testified about. The Appellant may provide evidence directly and/or through their representative, if he so requests. A copy of the request shall be transmitted to the other party for comments, if any. If the Panel considers that it requires evidence from witnesses, it may at its sole discretion call upon the witness to testify at an oral hearing or may also dispense with the attendance of a witness in person and instead admit, in whole or in part, the evidence of a witness in the form of a written statement.
550 Witnesses who consider that they have valid grounds to refuse to provide such evidence shall inform the Secretariat of their grounds in writing.
560 If an oral hearing is to be held, the Secretariat will send the Appellant and the Administration a written notice in advance of the date, time and method of the hearing and provide a list of those persons, including any witnesses who would be attending the hearing. The party requesting witnesses shall bear any costs incurred by their respective witnesses.
570 Oral hearings will be conducted by virtual means, unless otherwise determined by the Chair or Deputy Chair.
580 The Chair or Deputy Chair may at any time during the appeals process request the production of documents, which shall be shared with the other party for comments, if any, unless they are considered to be privileged. In that case, the Chair or Deputy Chair may allow the documents to be communicated in a redacted form. In deciding on whether to order the production of documents, the Chair or Deputy Chair shall take into account the potential relevance of the documents sought to the issues presented, any claims of privilege or confidentiality, and the extent to which the producing party would suffer any undue burden in producing such documents.
590 The Panel’s meetings and deliberations, including oral hearings, are conducted through one, or a combination of some or all of the following means: videoconference, telephone conference, virtual conference and/or the submission of written comments. Any travel shall be at the Appellant’s expense, unless the Chair or Deputy Chair determines that the appearance of the Appellant is essential to the proper consideration of the appeal.
600 Meetings of the Panel shall be conducted in camera and no record shall be taken except such as required to permit the establishment of the report to the Director-General and any such record shall be destroyed after the Director-General has issued their final decision.
Conduct of oral hearings
610 Oral hearings will normally be conducted in the language of the appeal, except when the Chair or Deputy Chair considers it necessary to use the services of interpreters. The Appellant, their representative and the representative of the Administration may put questions to the witnesses through the chair of the Panel.
620 Oral hearings shall be conducted in camera and no record shall be taken except such as required to permit the establishment of the report to the Director-General and any such record shall be destroyed after the Director-General has issued their final decision.
Reporting and Decision-making
Report of the Panel
630 The Panel reviewing an appeal will report its findings and recommendations to the Director-General, with whom the final decision rests.
640 The Panel shall submit its report to the Director-General within ninety (90) calendar days of the date of the transmission of the final written pleadings of both parties to the Panel. Pursuant to Staff Rule 1230.6, the Chair or Deputy Chair may extend this period, including for the conduct of oral hearings.
650 The Panel may adopt its report by original or electronic signature of its members and/or through other means of electronic approval. A copy of the report to the Director-General together with a copy of the documents submitted to the Board for its consideration shall be placed in the archives of the Board, which shall be confidential.
660 The report of the Panel constitutes the official record of the Board’s proceedings in any particular appeal. It may be adopted unanimously or by a majority of the members. If one (1) Panel member in the case of a three-member Panel or up to two (2) Panel members in the case of a five-member panel disagrees with the position of the majority, the dissenting opinion(s) shall be included in the report to the Director-General.
Decision of the Director-General
670 The Director-General shall inform the Appellant of their decision within sixty (60) calendar days of the date of transmission of the Panel’s report. If the Appellant was assigned to a region at the time of the final administrative decision, the Director-General will consult with the Regional Director before making a final decision on the appeal.
680 The Appellant will receive a copy of the Panel’s report with the Director-General’s final decision.
690 The Director-General’s decision on the report shall be notified to the Chair on a strictly confidential basis.
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III.12.4 Comité d’appel mondial
10 L’article 1230 du Règlement du Personnel met en place le Comité d’appel mondial (ci-après « le Comité ») pour examiner des appels interjetés par des membres du personnel contre :
- une décision de révision administrative, ou
- un rejet supposé aux termes de l’article
1225.5 du Règlement du Personnel, ou
- des décisions administratives définitives qui ne font pas l’objet d’une révision administrative mais sont susceptibles d’un recours direct devant le Comité, en application du paragraphe 45 de la Section III.12.3 du Manuel électronique (Révision administrative).
20 Une interjection d’appel auprès du Comité n’entraîne pas la suspension de l’application de la décision administrative finale contestée.
30 Le Comité est un organe consultatif faisant partie du mécanisme officiel de règlement des différends mis en place par le Directeur général, conformément à l’article XI du Statut du Personnel. Il est chargé d’examiner l’appel et de soumettre ses conclusions et recommandations au Directeur général à qui appartient la décision définitive.
35 Après consultation avec le Directeur général, le président et le vice-président peuvent adopter des lignes directrices concernant la procédure devant le Comité dans l’intérêt de la justice dans le but de faciliter l’administration du Comité. Ces lignes directrices seront disponibles sur la page intranet du Comité et sur demande.
40 Conformément à l’article
1230.2 du Règlement du Personnel, le Comité est composé de la manière suivante:
- un président et un vice-président nommés par le Directeur général en consultation avec les représentants du personnel ; et
- au moins quatorze (14) membres et quatorze (14) membres suppléants nommés par le Directeur général et au moins quatorze (14) membres et quatorze (14) membres suppléants élus par les membres du personnel.
50 Sur les membres et membres suppléants ainsi nommés ou élus :
- le Directeur général nomme au moins quatre membres et quatre membres suppléants parmi les membres du personnel affectés au Siège (y compris des entités affiliées ou hébergées au Siège) et au moins deux membres et deux membres suppléants parmi les membres du personnel de chacune des Régions, sauf celle des Amériques ; et
- les membres du personnel élisent au moins quatre membres et quatre membres suppléants parmi les membres du personnel affectés au Siège (y compris des entités affiliées ou hébergées au Siège) et au moins deux membres et deux membres suppléants parmi les membres du personnel de chacune des Régions, sauf celle des Amériques.
Mandat du président, du vice-président et des membres du Comité
60 Le mandat du président et du vice-président est initialement d’un an ; il est renouvelable pour un total de cinq ans.
70 Le mandat de tous les membres et membres suppléants nommés par le Directeur général ou élus par les membres du personnel est de deux ans. Le mandat de tous les membres et membres suppléants ainsi nommés ou élus peut être reconduit.
Emplacement et administration du Comité
80 Le Comité est appuyé par un secrétariat situé à Budapest (Hongrie). Le secrétariat est assuré par l’Organisation et relève du président du Comité.
90 Le Comité peut être contacté par courriel à l’adresse
gba@who.int.
100 Le secrétariat établit à l’intention du Directeur général, avec copie aux Associations du personnel, un rapport statistique annuel sur les affaires examinées, y compris le nombre d’appels portés devant le Tribunal administratif de l’Organisation internationale du Travail et les décisions de celui-ci, conformément à l’article
1240 du Règlement du Personnel.
110 Un membre ou ancien membre du personnel qui décide de faire appel d’une décision de révision administrative ou d’un rejet supposé conformément à l’article
1225.5 du Règlement du Personnel (ci-après « l’appelant ») dépose au secrétariat du Comité une déclaration d’appel complète, rédigée en anglais ou en français, dans les quatre-vingt-dix (90) jours civils suivant la réception de la décision de révision administrative ou dans les quatre-vingt-dix (90) jours civils suivant l’expiration du délai ou du délai prorogé visé à l’article
1225.5. Lorsqu’un membre du personnel fait appel d’une décision administrative définitive qui ne fait pas l’objet d’une révision administrative en vertu du paragraphe 45 de la
Section III.12.3 du Manuel électronique (Révision administrative), il peut directement saisir le Comité dans les quatre-vingt-dix (90) jours civils suivant la date à laquelle le membre du personnel a reçu notification de la décision administrative définitive. À moins que le président ou le vice-président du Comité n’en décide autrement, un document est considéré comme ayant été soumis à la date et à l’heure de sa transmission électronique.
120 La déclaration d’appel complète doit être aussi concise que possible et ne contenir que des informations en rapport avec l’examen de l’affaire. L’appelant doit utiliser le formulaire pertinent qui est disponible sur l’Intranet du Comité ou peut être obtenu du secrétariat. Dans sa déclaration d’appel, l’appelant doit :
- préciser la décision administrative dont il fait appel ;
- fournir un exposé des faits ;
- présenter ses arguments ; et
- indiquer la réparation sollicitée.
130 L’appelant envoie sa déclaration d’appel, accompagnée de toutes les pièces justificatives, par la voie électronique (c’est-à-dire sous la forme d’un document PDF par courriel), à l’adresse
gba@who.int. La déclaration d’appel doit être signée et datée.
140 L’appelant doit informer le secrétariat de l’adresse électronique à utiliser pour la correspondance ultérieure ainsi que de tout changement d’adresse électronique, faute de quoi le secrétariat considère l’adresse à partir de laquelle la déclaration d’appel a été transmise comme l’adresse à utiliser pour la correspondance ultérieure.
150 S’il n’a pas accès à des moyens de transmission électronique, l’appelant doit en informer le secrétariat et soumettre les documents nécessaires sur papier. La date déterminante pour les délais est alors la date à laquelle la déclaration d’appel a été soumise. Les frais éventuels liés à l’interjection d’appel sont à la charge de l’appelant.
160 Si la déclaration d’appel est présentée dans les délais mais que certaines des prescriptions ne sont pas respectées, le secrétariat en informe l’appelant en l’invitant à y remédier dans les quatorze (14) jours civils. S’il ne le fait pas dans les quatorze (14) jours civils, l’appel est automatiquement considéré comme ayant été retiré.
170 Sur demande écrite de l’appelant indiquant les motifs du retard, le président ou le vice-président peut prolonger le délai d’appel de trente (30) jours civils au maximum, à condition que la demande soit soumise avant l’expiration du délai applicable prévu à l’article
1230.5.1 du Règlement du Personnel. La prolongation n’est accordée qu’à titre exceptionnel.
180 Au cours de la procédure d’appel, l’appelant peut assurer sa propre représentation ou se faire représenter. Il peut aussi se faire représenter, à ses frais, par un conseiller juridique extérieur. L’appelant doit soumettre au Comité une procuration dûment signée et datée désignant son représentant.
190 Un appel est recevable si tous les délais prescrits et les conditions énoncées à l’article
1230.5 du Règlement du Personnel sont respectés. Le Comité ne peut être saisi que si :
- l’appelant a présenté une requête en révision administrative conformément à l’article
1225 du Règlement du Personnel et reçu la décision de révision administrative conformément à l’article 1225.4 du Règlement du personnel ou si sa requête a fait l’objet d’un rejet supposé au sens de l’article
1225.5 du Règlement du Personnel, ou
dans les cas prévus au paragraphe 45 de la Section III.12.3 (Révision administrative).
200 Conformément à l’article
1230.4 du Règlement du Personnel, le président et le vice-président soumet au Directeur général sa recommandation quant à la recevabilité de l’appel. Le président ou le vice-président peut recommander au Directeur général avant la constitution du groupe que l’appel soit irrecevable.
210 Avant de soumettre sa recommandation au Directeur général sur la recevabilité de l’appel, le président ou le vice-président informe l’appelant du non-respect apparent des conditions énoncées à l’article
1230.5 du Règlement du Personnel. Le président ou le vice-président invite alors l’appelant à soumettre un mémorandum explicatif dans les quatorze (14) jours civils. La déclaration d’appel et le mémorandum explicatif de l’appelant sont fournis à l’administration, qui peut faire part d’une objection limitée à la question de recevabilité de l’appel dans les quatorze (14) jours civils suivant la transmission de la documentation pertinente.
220 L’administration peut faire part de son objection à la recevabilité de l’appel dans les quatorze (14) jours civils suivant la transmission de la déclaration d’appel indépendamment du fait que le président ou le vice-président ait ou non demandé à l’appelant de soumettre un mémorandum explicatif.
230 S’il estime l’appel entièrement irrecevable, le président ou le vice-président établit une recommandation sous la forme d’un rapport soumis au Directeur général en informant l’administration. Le Directeur général communique sa décision à l’appelant dans les trente (30) jours civils suivant la date de transmission du rapport sur la recevabilité.
240 S’il estime l’appel partiellement ou entièrement recevable, le président ou le vice-président constitue un groupe qui est chargé d’examiner l’appel. À sa première séance, le groupe se prononce sur la recevabilité de l’appel.
Réponse de l’administration (« réponse »)
250 L’administration dépose sa réponse à la déclaration d’appel de l’appelant dans les soixante (60) jours civils suivant la transmission de la déclaration d’appel par le secrétariat.
260 Sur demande écrite de l’administration indiquant les motifs du retard, le président ou le vice‑président peut prolonger le délai de réponse de trente (30) jours civils au maximum, à condition que cette demande soit soumise avant l’expiration du délai initial de soixante (60) jours civils. La prolongation n’est accordée qu’à titre exceptionnel.
270 Le secrétariat transmet la réponse à l’appelant, qui peut déposer une réplique en utilisant le formulaire pertinent dans les trente (30) jours civils suivant la date de transmission de la réponse. La réplique doit se référer à tous les points soulevés dans la réponse qui n’ont pas déjà été abordés dans la déclaration d’appel, ou ne l’ont été que de manière insuffisante. Les arguments déjà présentés ne doivent pas être réitérés.
280 En cas de réplique de l’appelant, l’administration peut déposer une duplique dans les trente (30) jours civils suivant la date de transmission de la réplique.
Prolongation du délai de réplique et de duplique
290 Sur demande écrite de l’appelant ou de l’administration indiquant les motifs du retard, le président ou le vice-président peut prolonger le délai de réplique ou de duplique de trente (30) jours civils au maximum, à condition que cette demande soit soumise avant l’expiration du délai initial de trente (30) jours civils. La prolongation n’est accordée qu’à titre exceptionnel.
Langues à utiliser dans la documentation
300 Tous les documents adressés au Comité doivent être soumis en anglais ou en français. L’appelant peut choisir la langue utilisée dans les pièces écrites. Il incombe à l’appelant ou à l’administration d’obtenir une traduction de tout document présenté au Comité dans une langue autre que l’anglais ou le français.
Dépôt des documents
310 Tous les documents doivent être soumis au plus tard le jour de la date-butoir à 23 h 59 heure de Budapest.
Suspension de la procédure d’appel, y compris en vue d’un règlement amiable
320 L’une ou l’autre partie peut à tout moment après l’interjection d’appel présenter par écrit au président ou au vice-président une requête en suspension de la procédure d’appel en vue de la poursuite d’un règlement amiable. La requête en suspension est examinée par le président ou le vice-président après consultation de l’autre partie et la suspension ne dépasse normalement pas quatre-vingt-dix (90) jours civils.
330 Le président ou le vice-président peut recommander aux deux parties ou à l’une d’entre elles une suspension de la procédure en vue d’une médiation ou d’une autre forme de règlement amiable. La suspension de la procédure à cette fin ne peut intervenir que moyennant l’accord des deux parties et ne dépasse pas normalement quatre-vingt-dix (90) jours civils.
340 Le délai susmentionné de quatre-vingt-dix (90) jours civils court à partir de la date de notification de la suspension, par le président ou le vice-président, à l’appelant et à l’administration. Le président informe aussi de la suspension le Bureau de l’ombudsman et des services de médiation.
350 L’appelant peut à tout moment retirer son appel au moyen d’une notification signée et datée au secrétariat.
360 Le différend à l’origine d’un appel peut faire l’objet d’un règlement entre les parties à tout moment au cours de la procédure d’appel avant que le Directeur général ne se prononce et ne communique sa décision à l’appelant par écrit. En pareil cas, et sur demande écrite des deux parties, le président ou le vice-président peut suspendre la procédure. Lorsque les parties parviennent à un règlement, l’appelant ou son représentant en informe immédiatement le Comité en indiquant que les parties sont parvenues à un règlement et en demandant le retrait de l’appel.
370 Avant la constitution d’un groupe chargé d’examiner un appel, le président ou le vice-président peut, à la demande de l’une ou l’autre des parties ou de sa propre initiative, décider de joindre dans des appels interjetés séparément par le même appelant se rapportant à des éléments de fait ou de droit de même nature ou découlant du même rapport juridique.
380 Le président ou le vice-président peut aussi décider de joindre plusieurs appels qui, tout en ayant été interjetés par différents appelants, sont en rapport avec des éléments de fait ou de droit communs ou de même nature. Selon le cas, le groupe peut décider d’établir un seul rapport ou des rapports distincts concernant les appels joints.
390 Les procédures du Comité sont confidentielles. Sauf dans la mesure où les membres du groupe agissent officiellement au nom du Comité, toute personne participant aux procédures doit s’abstenir de divulguer le contenu des déclarations faites au cours d’une séance du groupe ou contenue dans une communication écrite. Le président, le vice-président, les membres du Comité, le secrétariat et les témoins éventuels invités à participer aux auditions respectent le caractère strictement confidentiel des informations fournies par écrit ou d’une autre manière au Comité d’appel mondial.
400 Un appel est normalement examiné par un groupe composé de trois (3) membres du Comité, à savoir :
- un président, qui est le président ou le vice-président du Comité ;
- un membre du Comité nommé par le Directeur général et désigné en tant que membre du groupe par le président du groupe ; et
- un membre du Comité élu par les membres du personnel et désigné en tant que membre du groupe par le président du groupe.
410 Conformément à l’article
1230.3.4 du Règlement du Personnel, le président ou le vice-président peut décider qu’en raison de circonstances exceptionnelles, comme l’imposition de mesures disciplinaires, la résiliation d’un engagement pour des raisons de santé ou la non-confirmation d’un engagement, le groupe qui connaît de l’appel devrait être composé de cinq (5) membres du Comité.
420 Lorsque l’appel est examiné par un groupe de cinq (5) membres du Comité, le groupe est constitué comme ci-dessus, les deux (2) membres supplémentaires étant nommés par le président du groupe, l’un parmi les membres du Comité nommés par le Directeur général et l’autre parmi les membres du Comité élus par les membres du personnel.
430 Si l’appelant était affecté à une Région au moment de la décision contestée, au moins un (1) membre du groupe doit provenir de la Région concernée. S’il est affecté au Siège, y compris les bureaux administrés par le Siège, au moins un (1) membre du groupe doit provenir du Siège.
440 Un membre ou membre suppléant réaffecté à un autre lieu d’affectation continue d’être membre du groupe, jusqu’à l’achèvement des travaux du groupe, à moins que son président n’en décide autrement.
450 Si, à la suite d’évènements imprévisibles (cessation de l’emploi ou congé de maladie par exemple), un membre n’est plus en mesure de continuer à faire partie d’un groupe, le président du groupe peut le remplacer par un autre membre ou membre suppléant du Comité, même si les travaux du groupe ont déjà commencé ; il en informe alors l’appelant et l’administration.
460 Tous les membres du groupe, qu’ils aient été nommés par le Directeur général ou élus par les membres du personnel, font preuve d’impartialité et ne représentent ni la position de l’Organisation, ni celle des représentants du personnel. Une liste des membres du Comité en exercice est disponible sur le site Intranet du Comité ou peut être demandée au secrétariat.
470 Le président, le vice-président et les membres du Comité sont tenus de faire part de toute situation pouvant constituer un conflit d’intérêt, c’est-à-dire toute situation susceptible d’affecter ou pouvant raisonnablement être perçue comme affectant leur objectivité ou leur indépendance en rapport avec un aspect quelconque de la procédure d’appel et de l’examen de l’affaire.
Récusation d’un membre du groupe
480 Le secrétariat communique à l’appelant la composition proposée du groupe devant examiner l’appel. Aucun des membres du groupe ne peut appartenir à la même unité de l’Organisation que l’appelant, ni à une unité étroitement liée à la sienne (par exemple le même groupe organique ou le même bureau de pays).
490 L’appelant peut récuser au plus un (1) membre d’un groupe désigné pour examiner l’appel si le groupe est composé de trois (3) membres et deux (2) membres du groupe s’il est composé de cinq (5) membres. Il dispose de sept (7) jours civils à compter de la transmission de la composition proposée du groupe pour communiquer au président du groupe les motifs d’une telle récusation.
500 Si aucun membre n’est récusé, il est considéré que l’appelant accepte la composition du groupe telle qu’elle est proposée. Aucune récusation d’un membre du groupe communiquée après l’expiration du délai prévu, ni aucune récusation non motivée ne seront normalement prises en compte.
510 Le président du groupe se prononce, à sa propre discrétion, sur la récusation et informe les parties de sa décision dans les sept (7) jours civils. Si l’appelant récuse le président du groupe, c’est entre le président et le vice-président du Comité celui des deux qui ne préside pas le groupe qui se prononce sur la récusation.
520 Si l’appelant récuse un membre nommé par le Directeur général, celui-ci est remplacé par un autre membre ou membre suppléant nommé par le Directeur général. Si l’appelant récuse un membre élu par les membres du personnel, celui-ci est remplacé par un autre membre ou membre suppléant élu par les membres du personnel.
530 L’examen de l’affaire par le groupe se déroule généralement à huis clos uniquement sur la base de pièces écrites. Il peut aussi se dérouler à huis clos sur la base de la documentation écrite complétée par des auditions si le groupe estime que les parties et leurs témoins sont probablement en mesure d’apporter un complément d’information substantiel et que ces éléments ne peuvent être apportés qu’oralement.
540 L’appelant et/ou l’administration peuvent demander au secrétariat que des dépositions soient faites et des témoins entendus. La requête doit préciser les motifs justifiant le recours aux auditions et, si des témoins sont cités, indiquer les questions sur lesquelles ils sont appelés à témoigner. L’appelant peut fournir des éléments directement ou par l’intermédiaire de son représentant, s’il en fait la demande. Le texte de la requête doit être communiqué à l’autre partie pour qu’elle puisse formuler d’éventuels commentaires. S’il juge nécessaire de faire appel à un témoin, le groupe peut de sa propre discrétion lui demander de faire une déposition lors d’une audition ou alors renoncer à ce qu’il vienne en personne et admettre dans son intégralité ou en partie un témoignage sous forme de déclaration écrite.
550 Les témoins qui estiment avoir des raisons valables de refuser de faire une déposition informent le secrétariat de ces motifs par écrit.
560 Si une audition est prévue, le secrétariat avise l’appelant et l’administration de la date, de l’heure et des modalités retenues et leur communique une liste des personnes y compris les témoins, qui y assisteront. Les frais éventuels occasionnés par la convocation de témoins sont supportés par la partie qui les désigne.
570 Sauf si le président ou le vice-président en décide autrement, les auditions font appel à des moyens virtuels.
580 À tout moment pendant la procédure d’appel, le président ou le vice-président peut demander que des documents soient produits ; ils sont fournis à l’autre partie pour ses commentaires éventuelles à moins qu’ils ne soient considérés comme privilégiés, auquel cas le président ou le vice-président peut autoriser leur communication sous forme abrégée. Pour décider s’il y a lieu d’ordonner que des documents soient produits, le président ou le vice-président tient compte de leur pertinence en l’espèce, de leur caractère privilégié ou confidentiel et de la mesure dans laquelle leur présentation constituerait une charge excessive pour la partie appelée à les produire.
590 Les réunions et les délibérations du groupe, y compris les auditions font appel à l’un ou plusieurs des moyens suivants : vidéoconférences, conférences téléphoniques, conférences virtuelles et/ou présentation de commentaires écrits. À moins que le président ou le vice-président ne considère sa présence essentielle à l’examen de l’appel, l’appelant supporte ses propres frais de déplacement.
600 Les réunions du groupe se déroulent à huis clos et ne font l’objet d’un procès-verbal que dans la mesure nécessaire à l’établissement du rapport au Directeur général ; ce procès-verbal est détruit dès que la décision définitive du Directeur général est rendue.
610 Les auditions se déroulent généralement dans la langue utilisée pour l’appel, sauf si le président ou le vice-président estime nécessaire d’avoir recours aux services d’interprètes. L’appelant, son représentant et le représentant de l’administration peuvent poser des questions aux témoins par l’intermédiaire du président du groupe.
620 Les auditions se déroulent à huis clos et ne font l’objet d’un procès-verbal que dans la mesure nécessaire à l’établissement du rapport au Directeur général ; ce procès-verbal est détruit dès que la décision définitive du Directeur général est rendue.
L’établissement du rapport et prise de décisions
630 Le groupe qui examine l’appel fait part de ses conclusions et recommandations au Directeur général, à qui appartient la décision définitive.
640 Le groupe soumet son rapport au Directeur général dans les quatre-vingt-dix (90) jours civils à compter de la date à laquelle il a reçu par écrit les déclarations finales des deux parties. En vertu de l’article
1230.6 du Règlement du Personnel, le président ou le vice-président du groupe concerné peut prolonger ce délai, notamment pour la conduite des auditions.
650 Le groupe peut adopter son rapport par la signature original ou par la signature électronique de ses membres et/ou par un autre moyen d’approbation électronique. Un exemplaire du rapport au Directeur général ainsi qu’un exemplaire des documents soumis à l’examen du Comité sont versés aux archives du Comité qui sont confidentielles.
660 Le rapport du groupe constitue le document officiel des travaux du Comité relatifs à un appel déterminé. Il peut être adopté à l’unanimité ou à la majorité des membres. Si un (1) membre d’un groupe constitué de trois (3) membres ou un (1) ou deux (2) membres d’un groupe constitué de cinq (5) membres ne partage(nt) pas l’avis de la majorité, le texte de son (leur) opinion dissidente est joint au rapport du groupe au Directeur général.
Décision du Directeur général
670 Le Directeur général informe l’appelant de sa décision dans un délai de soixante (60) jours civils à compter de la date de transmission du rapport du groupe. Si l’appelant est affecté à une Région au moment de la décision administrative finale, le Directeur général consulte le Directeur régional concerné avant de prendre une décision définitive concernant l’appel.
680 L’appelant reçoit une copie du rapport du groupe accompagné de la décision définitive du Directeur général.
690 La décision du Directeur général faisant suite au rapport est notifiée au président à titre strictement confidentiel.
